如果我们的系统需要对数据进行编号，而且希望这个编号能够根据我们自己设定的规则自动产生，由系统自动处理：编到多少号了，下一个编号应该编什么号，该怎么办呢？基于这种需求，“EXCEL集成系统”中实现了自动编号的功能。
“EXCEL集成系统”中自动编号功能的使用要先定义，所谓定义就是定义生成这个自动编号的规则，“EXCEL集成系统”把一个编号看成是若干个号段连接而成，目前系统可产生5种号段：
1.  “固定值”就是在编号中不变对部分，定义时直接输入值，系统会自动计算其长度。
2.  “系统年”根据系统中的时间自动取出来的年，定义时可指定其长度，将根据长度从后边截取，比如系统日期是2016年3月30日，长度中输入2，就会得到16，输入4就会得到2016。
3.  “系统月”根据系统中的时间自动取出来的月，定义时可指定其长度，将根据长度从后边截取，比如长度中输入2，就会得到03，输入4就会得到0003。
4.  “系统日”根据系统中的时间自动取出来的日，定义时可指定其长度，将根据长度从后边截取，比如长度中输入2，就会得到30，输入4就会得到0030。
5.  “流水号”从1开始的流水号，定义时可指定其长度，不足的部分系统会自动用“0”补充，比如长度输入4，流水号部分就会从“0001”开始。
定义时这5种类型的号段可以自由组合，“流水号”是不能缺少、必须有的号段。另外，要注意不要过度编号，编号最最最主要的作用是用来唯一的标识一条记录，比如有了员工编号，就可以解决重名的问题了，至于其它方面的作用，比如，给编号赋与一定的含义，用来方便查询和记忆、简化录入，随着，系统设计的进步，这方面的作用已逐渐减弱，甚至于消退，在大家熟知的ERP巨头SAP中，编号已没有任何赋义了。
如何实现

自动编号功能的使用有两步，第一步，先定义一个自动编号。第二步定义模板（录入界面）时，在使用自动编号的字段的“自动编号”一项中，选择你要使用的自动编号。 下面的动画演示了，从定义一个档案自动编号到定义模板时指定自动编号，以及在使用中，自动编号所实现的效果的整个过程。